Les bénévoles jouent un rôle crucial dans la réussite d’un événement sportif de course à pied. Ils permettent aux organisateurs de répondre aux besoins des participants et d’assurer le bon déroulement de l’événement. Les bénévoles peuvent occuper différentes fonctions, tels que l’accueil des participants, la distribution de ravitaillement ou l’assistance technique. Leur implication et leur dévouement contribuent à la satisfaction des participants et peuvent faire la différence pour la réputation de l’événement. Dans cet article, nous allons vous donner des conseils pratiques pour recruter, former, remercier et fidéliser vos bénévoles, afin d’assurer le succès de votre événement de course à pied.

Définir les rôles des bénévoles

Dans l’organisation d’un événement sportif de course à pied, les bénévoles peuvent jouer des rôles clés pour assurer le bon déroulement de l’événement. Il est donc essentiel de bien définir les rôles des bénévoles pour s’assurer que chaque personne sait exactement ce qu’on attend d’elle. Les rôles peuvent varier en fonction de l’événement et de la taille de celui-ci, mais il est courant d’avoir des bénévoles pour:

• Assurer la sécurité des coureurs
• Aider à la logistique de l’événement
• Gérer les ravitaillements
• Aider à la mise en place et au démontage du parcours
• Réaliser la communication de l’événement sur les réseaux sociaux

Pour chaque rôle, il est important de donner une description détaillée des tâches à accomplir ainsi que des compétences nécessaires pour bien les exécuter. Il peut également être utile de proposer des exemples de rôles à l’organisateur pour l’aider dans la planification des tâches à répartir entre les bénévoles. Ainsi, en définissant clairement les rôles des bénévoles, l’organisateur peut s’assurer d’avoir une équipe efficace et bien organisée pour garantir le succès de l’événement.

Communiquer efficacement avec les bénévoles potentiels

Lorsque vient le moment de recruter des bénévoles pour un événement de course à pied, la communication est la clé. En effet, en tant qu’organisateur on vit pour sa course et on en connaît les moindres détails. Il va falloir transmettre ces informations aux bénévoles de façon efficace et clair. Les organisateurs peuvent utiliser plusieurs canaux pour atteindre le public cible, tels que :

• Les réseaux sociaux
• Les sites web d’inscription
• Les bulletins d’information par e-mail
• Les affiches
• Groupe Whatsapp

Il est important de rédiger une annonce de recrutement attrayante pour donner envie aux bénévoles potentiels de s’impliquer dans l’événement. Pour cela, il peut être utile de mettre en avant les avantages pour les bénévoles tels que :

• La satisfaction personnelle de rendre service
• L’opportunité de rencontrer de nouvelles personnes
• De développer des compétences
• De participer à une cause qui leur tient à cœur

Les bénévoles peuvent être très fidèles et engagés s’ils se sentent réellement impliqués dans l’événement. En utilisant une communication efficace, les organisateurs peuvent recruter un grand nombre de bénévoles et s’assurer du succès de leur événement.

Offrir une formation adaptée aux besoins des bénévoles

Dans l’organisation d’un événement de course à pied, la formation des bénévoles est une étape cruciale pour assurer le bon déroulement de l’événement. Il est important de déterminer les compétences et les connaissances requises pour chaque rôle de bénévole, afin de proposer une formation adaptée aux besoins de chacun. Pour cela, l’organisateur peut prendre en compte les tâches à accomplir, les compétences requises, ainsi que les spécificités de l’événement. Par exemple, pour les bénévoles en charge de la sécurité, il est important de leur fournir une formation spécifique sur les procédures à suivre en cas d’urgence, les gestes de premiers secours, etc. Pour les bénévoles en charge de la distribution d’eau ou de nourriture, une formation sur l’hygiène et la manipulation des aliments peut être nécessaire. Bref, mettez-vous à la place d’un bénévole qui ne connaît pas votre milieu de la course à pied et à qui vous devez tout apprendre.

En offrant une formation adaptée aux besoins de chaque rôle de bénévole, l’organisateur peut s’assurer que les bénévoles seront en mesure d’accomplir leurs tâches de manière efficace et professionnelle, contribuant ainsi au succès de l’événement. Le bénévole sera aussi satisfait du moment passé et reviendra les années suivantes…

Reconnaître et remercier les bénévoles

La reconnaissance et le remerciement des bénévoles sont essentiels pour leur motivation et leur fidélisation. Les organisateurs doivent donc considérer cet aspect comme un élément clé de leur gestion des bénévoles. Pour reconnaître et remercier les bénévoles, il est important de leur offrir des avantages concrets et symboliques qui valorisent leur contribution à l’événement. Les organisateurs peuvent ainsi leur offrir :

• Des t-shirts de l’événement
• Des repas gratuits
• Des cadeaux
• Des lettres de recommandation pour leur engagement

Ces gestes symboliques peuvent renforcer leur sentiment d’appartenance à la communauté de l’événement et augmenter leur satisfaction. En outre, les organisateurs peuvent également organiser des cérémonies de reconnaissance pour remercier les bénévoles en public et leur donner une reconnaissance publique. Cette reconnaissance publique peut être réalisée sur les réseaux sociaux ou lors de l’événement lui-même. Enfin, les organisateurs doivent également prendre en compte le feedback des bénévoles et leur donner la possibilité d’exprimer leurs opinions et leurs idées pour améliorer la gestion des bénévoles. La reconnaissance et la prise en compte des bénévoles sont donc des éléments clés pour garantir une gestion efficace des bénévoles.

Rétention des bénévoles

La rétention des bénévoles est un aspect crucial pour la réussite d’un événement de course à pied. Les bénévoles fidèles peuvent apporter une valeur ajoutée importante à l’événement en partageant leur expérience et leur expertise avec les nouveaux bénévoles. Ainsi, il est important pour les organisateurs de mettre en place des stratégies pour encourager les bénévoles à revenir chaque année. Pour cela, il est possible d’offrir des avantages tels que :

• Des réductions chez les partenaires
• Des formations (secourisme par exemple)
• Des opportunités d’avancement au sein de l’équipe de bénévoles

Recueillir les commentaires des bénévoles est également un moyen efficace pour améliorer leur satisfaction et ainsi encourager leur fidélisation. Les organisateurs peuvent mettre en place un formulaire de feedback pour recueillir les opinions des bénévoles sur l’expérience de leur bénévolat. En appliquant ces conseils, les organisateurs peuvent s’assurer que leur événement bénéficiera d’une équipe de bénévoles fidèles et compétents chaque année.

Conclusion

La gestion des bénévoles est un élément clé pour assurer le succès d’un événement de course à pied. Dans cet article, nous avons vu l’importance de recruter les bons bénévoles et de les former correctement pour qu’ils puissent remplir leur mission efficacement. Nous avons également souligné l’importance de remercier et de fidéliser les bénévoles pour les inciter à revenir les années suivantes. En appliquant ces conseils, les organisateurs d’événements de course à pied peuvent s’assurer du bon déroulement de leur événement et d’un fort engagement de la part des bénévoles. J’encourage donc tous les organisateurs d’événements de course à pied à prendre en compte l’importance des bénévoles dans leur événement et à appliquer les conseils donnés dans cet article pour bien gérer leur équipe de bénévoles.

Si dans vos équipes il n’y personne qui peut prendre en charge la communication de votre événement alors parlons-en 😉

Ressources utiles

Les fiches Word ou Excel c’est bien mais aujourd’hui des systèmes de gestions de bénévoles informatisés existent et sont très efficaces.

• Recrewteer est une solution qui vous permettra de gérer et coordonner les bénévoles et de votre staff. Plus de 500 événements utilisent leur solution et ils vous feront gagner un temps fou. Venez de ma part (François Hinault) on verra s’ils peuvent vous proposer quelque chose en guise de bienvenues 😉
• Nextrun est un site d’inscription en ligne qui peut gérer l’inscription des coureurs à votre course, la vérification des certificats médicaux et aussi la gestion de vos bénévoles. C’est pratique et parfois plus simple à gérer, un seul interlocuteur pour plusieurs services. C’est la plateforme que j’utilise pour le Grand Raid du Finistère.